Así funcionan los archivos de los fabricantes de autos

Por Fabian Hoberg (dpa)

Los archivos de los fabricantes de automóviles preservan documentos, fotos y material fílmico. “Un archivo es la memoria de una empresa y una parte importante del proceso administrativo”, dice Ulrike Gutzmann, responsable del archivo de Volkswagen. Preserva lo importante y lo pone a disposición cuando se le solicita. “Así se garantiza la capacidad de acción de la empresa en el futuro”.

El objetivo es preservar y hacer utilizables informaciones y documentos del pasado y del presente. Los documentos se archivan siempre en su contexto de origen. Éste se preserva porque sirve para valorar el rigor de un documento y es por lo tanto una información importante.

HANDOUT – La digitalización de documentos es una de las tantas tareas del personal del archivo de Volkswagen. Foto: Volkswagen AG/dpa – 

Nueve kilómetros de estanterías y más de 1,3 millones de entradas

El archivo del grupo Volkswagen fue fundado en 1997. Es responsable del historial del grupo. Son nueve los empleados que se ocupan de él. Casi diariamente, científicos o periodistas utilizan los documentos allí mismo. A ello se suman unas 4.000 consultas que llegan al año.

Volkswagen tiene nueve kilómetros de estanterías de archivos. En un software especial hay más de 1,3 millones de entradas. Los documentos más antiguos son de los años 30 del siglo pasado. Los más nuevos son publicaciones del año en curso.

Reunir, reunir, reunir, reunir – pero no ciegamente

En el caso de Porsche ya desde 1940 había una colección de documentos históricos del constructor Ferdinand Porsche, aún antes de la fundación verdadera de la actual empresa.

HANDOUT – En el archivo de Volkswagen también se encuentra el muestrario de colores con que se ofrecía el popular «escarabajo» de la marca alemana. Foto: Volkswagen AG/dpa – 

Desde 1982 trabaja el archivo, que preserva las situaciones técnicas, económicas y sociales más importantes de la empresa. Hasta ahora, sumaron 2,5 kilómetros de estanterías.

”La clave en esto es no acopiar ciegamente, sino decidir qué es históricamente relevante”, dice Frank Jung, director del archivo de la empresa. Eso es importante para que las generaciones futuras no se hagan una imagen equivocada de decisiones y procesos de la empresa. No sólo en tres años sino también en 300, aclara.

El documento más antiguo es de 1887 y es una foto de la familia Porsche. Un documento archivístico especialmente valioso es el primer dibujo del escudo de Porsche de 1952. El archivo recibe cada año unas 6.000 consultas.

Hasta 10.000 consultas llegan al archivo de BMW

En el caso de BMW el primer indicio de un archivo histórico se remonta a los primeros años 40. Al principio, eran registros y un archivo de documentos técnicos. En parte, los empleados también reunieron fotos y prospectos.

En el 50 aniversario de la empresa en 1966 se generó una publicación con mucha información y datos, que luego fueron clasificados y archivados. A partir de la construcción de un museo en 1973, en base a ello se desarrolló un archivo.

HANDOUT – La memoria de una marca: en el archivo de Porsche se guardan catálogos, documentos de estrategia empresaria, diseños de modelos y registros de desarrollo de proyectos. Foto: Porsche AG/dpa – 

Con la fundación del apartado Mobile Tradition en 1994 se reunieron diversas colecciones y se amplió el archivo. Hoy abarca casi 41.000 textos impresos, 2,5 kilómetros de estanterías con actas y es organizado por diez empleados.

La “partida de nacimiento” forma parte del patrimonio de la humanidad

Reunir todo y preservar lo que es de importancia para la documentación de la empresa y sus productos. Esa es la tarea del archivo de Mercedes, según Gerhard Heidbrink.

HANDOUT – Información por metro: los archivos como los de Mercedes ocupan varios kilómetros de estantería. Foto: Thorsten Scherz/Daimler AG/dpa – 

Justamente como el fabricante de automóviles más antiguo del mundo, Mercedes tiene una importancia especial. Un legajo de documentos de la escritura de patente de Benz de 1886 logró ser declarado en 2011 patrimonio de la humanidad por la Unesco. La patente de 1886 es considerada la partida de nacimiento del automóvil.

¿Qué es importante y qué no?

HANDOUT – Partida de nacimiento del automóvil: la escritura de la patente DRP 37435, guardada en el archivo de Mercedes, documenta la creación del primer automóvil en 1886. Foto: Thorsten Scherz/Daimler AG/dpa – 

”Con nuestro archivo podemos documentar casi cada detalle de nuestra larga tradición y de ahí generar nuevos temas para la comunicación”, dice Heidbrink.

La dificultad reside en diferenciar lo importante de lo que no lo es, conseguirlo, preservarlo durante décadas y registrarlo de tal manera que también los sucesores lo puedan encontrar.

El archivo, fundado oficialmente en 1936, es considerado el primer archivo automovilístico de un fabricante. Cuenta con 16 kilómetros de estantería, de los que se ocupan unos 25 empleados.

dpa

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