Cómo utilizar las herramientas virtuales en el trabajo remoto

La comunicación a distancia —ya sea digital, por escrito o por teléfono—  siempre puede dar lugar a malentendidos. Para que el trabajo remoto sea efectivo, los expertos aconsejan establecer claras reglas de juego y precisar las expectativas, especialmente en un entorno profesional.

La regla de oro: cuanto más urgente o personal sea la información a transmitir, más directa deberá ser la comunicación. Además, hay que tener en cuenta que cada canal tiene sus propias características.

Según Melanie Kohl, las videollamadas a través de Zoom o Skype son adecuadas para reuniones de personal o de planificación, así como para sesiones de “feedback”. “Estas son más inmediatas y permiten ver cómo reacciona el interlocutor y percibir sentimientos a través de expresiones faciales y gestos”, señala la autora y entrenadora profesional.

Petra Lienhop opina que, para tratar temas críticos, como una amonestación o despido, también es mejor optar por la videollamada, pero señala que, en estos casos, la charla personal sigue siendo la mejor alternativa. “En estos casos no hay nada mejor que una conversación cara a cara”, asevera la experta en comunicación.

En las conversaciones virtuales hay un aspecto que se deberá tener aún más en cuenta que en las presenciales. “Hay que saber respetar las pausas y no interrumpir con comentarios o preguntas”, advierte Lienhop.

En lo que respecta al tono de voz en una conversación, uno debe comportarse como de costumbre, recomienda Kohl. “El tono y la forma en que hablo con la gente no debe ser diferente de la forma en que me dirijo a ellos cuando los veo en vivo”.

Según las expertas, las videoconferencias pueden utilizarse para coordinar las tareas de un equipo de trabajo, por ejemplo, una vez a la semana, y preferiblemente, con un moderador y una estructura y reglas claras. Al final de estas videoconferencias, Kohl sugiere hacer un breve resumen y preguntar a los asistentes si tienen dudas u objeciones.

Según las entrenadoras, todos los procesos que tienen lugar de manera presencial en una empresa pueden ser trasladados al mundo digital. Vía Zoom, por ejemplo, los colegas pueden encontrarse para tomar el café de las pausas o la cerveza después del trabajo. “Estas citas promueven el intercambio social”, asevera Kohl.

Los correos electrónicos son adecuados para transmitir información concreta, como protocolos o resúmenes. Aquí también, las entrenadoras recomiendan reglas claras, entre ellas añadir siempre el asunto del correo electrónico, ya que este resume el tema y facilita una búsqueda posterior del mensaje.

El experto en eficiencia Jürgen Kurz también recomienda los correos electrónicos para preguntas específicas, por ejemplo, a los colegas, o para la comunicación externa con los clientes. La ventaja: el receptor puede leerlos y contestarlos cuando quiera. Una regla importante que debe ser definida internamente: ¿Quién recibe una copia y cuándo, es decir, a quién se pone en “CC”? La respuesta: sólo incluir a aquellos para los que la información es relevante.

A la hora de redactar el mensaje, Kohl sugiere basarse en cuatro preguntas: ¿De qué se trata? Esto se puede resumir en una frase. ¿Qué hay que hacer? ¿Quién es el responsable? ¿Para cuándo debería estar terminado? El experto recomienda evitar las frases huecas.

Los chats en los servicios de mensajería internos pueden ser utilizados para un corto intercambio de información entre los empleados. Los mensajes de grupo no deben enviarse a más personas de las absolutamente necesarias.

Con los emojis se pueden expresar emociones o ironía. “No hacen que el mensaje sea más comprensible”, asevera Kurz, “pero pueden agilizar los procesos o hacerlos más eficientes”. Pulgares arriba significa: “Todo claro, lo voy a hacer”; la marca de verificación denota “Ya está hecho”. De esta manera, basta un solo clic para comunicarse con los compañeros de trabajo.

Kohl explica que algunas herramientas para colaboración en línea, entre ellas Jira, Asana o Trello, permiten asignar tareas a diferentes empleados, fijar los tiempos de entrega y documentar el progreso: “Evitan tener que preguntarle a cada empleado cuándo entregará su parte del proyecto”.

Otras aplicaciones, como el “Planner” de Microsoft Teams, permiten programar cada tarea con precisión. “El ‘Planner’ es un tablero digital para organizar equipos de trabajo”, describe Kurz. Con su ayuda, cada empleado puede filtrar sus tareas por fecha de vencimiento.

En principio, todas las herramientas de colaboración en línea funcionan de manera similar: Cada vez que a un miembro del equipo se le asigna una nueva tarea o es agregado a una conversación, el sistema le envía una notificación vía e-mail. “Cuanto más grande el equipo, más útiles son estas aplicaciones para la comunicación en línea”, enfatiza Kurz.